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Nove passos para vencer usando seu e-mail

O e-mail é uma das maiores invenções de todos os tempos. Ele tem o potencial de aumentar sua produtividade sem fim ou tornar-se incontrolável a gestão do seu tempo.

Alguns empreendedores e empresários famosos, especialmente Tim Ferris do Four Hour Work Week [Trabalhe Quatro Horas por Semana], defendem abandonar o e-mail completamente. No entanto, embora isso seja possível para aqueles que conseguiram fazer seus negócios funcionarem de forma autônoma, usando um exército de mão de obra terceirizada, para a maioria de nós viver sem e-mail não é uma possibilidade.

Então, aqui estão as nossas nove dicas para tornar sua vida com e-mail um pouco mais fácil.

1. Sem spam. Nem todos os provedores de e-mail são criados iguais. Definitivamente use um que tenha um excelente filtro de spam para que você nunca veja o lixo eletrônico na sua frente. Poucas coisas são tão entediantes quanto navegar por montanhas de lixo para achar uma mensagem importante.

2. Método. Vá de cima para baixo, um e-mail de cada vez. Abra cada e-mail e descarte-o imediatamente. Suas opções: apagar, arquivar; responder rapidamente, colocar na sua lista de coisas a fazer, fazer a tarefa imediatamente ou, finalmente, seguir em frente. Observe que para cada opção, o e-mail é finalmente arquivado ou excluído. Nunca deixe-os parados. Faça isso rapidamente, movendo para o próximo e-mail. Se você praticar isto o suficiente, pode passar por algumas dúzias de mensagens muito rapidamente.

3. Trabalhe em lotes. Alguns trabalhos acumulam lotes de pequenas tarefas que exigem e-mails rápidos, de 10 a 15 segundos para responder. Se você tem um monte deles durante todo o dia, você pode criar uma regra ou pasta para eles e lidar com todos eles ao mesmo tempo. Este tipo de “loteamento” é particularmente útil se você precisa processar uma grande quantidade de pagamentos, ou assinar muitos pedidos semelhantes ao longo do dia.

4. Evite pendências. Tente não misturar seu e-mail com as coisas que você colocar na sua lista de pendências. Se você deixar e-mails com uma ação necessária em sua caixa de entrada, você vai acabar usando sua caixa de entrada como um sistema de tarefas. Em vez disso, anote a ação necessária em um sistema externo de pendências, que pode ser um aplicativo dedicado, um caderno ou post-it e então arquive o e-mail. Você ainda terá de realizar a tarefa, mas pelo menos agora ela está em uma lista legítima, em vez de manter sua caixa de entrada cheia.

5. Regras. Se você usar sites de compras ou se inscrever em para receber certos emails, você vai logo perceber sua caixa de entrada inundada de mensagens de várias newsletters que você involuntariamente aceitou, assim como notificações e confirmações. Crie "regras" para arquivar imediatamente estas mensagens para uma pasta relevante para que você possa lidar com elas de forma mais lógica. Se as regras parecem um pouco complicadas, você sempre pode criar um outro e-mail para usar exclusivamente para assinaturas.

6. FAQs. Um método de evitar e-mails com perguntas comuns ou repetitivas é escrever uma seção de FAQ em seu site da empresa, com base em coisas que seus clientes pedem mais. Mesmo se você ainda receba mensagens com as mesmas perguntas, em vez de perder tempo com uma resposta, você pode simplesmente direcionar o remetente para o seu site. Você provavelmente vai notar sua caixa de entrada significativamente mais leve quando tiver uma boa seção de FAQ funcionando.

7. Para os corajosos entre vocês... Não tenha medo de apagar ou arquivar e-mails. Pergunte a si mesmo "o que de pior pode acontecer?" Se a resposta não for tão ruim, basta apagá-lo e seguir em frente. Você não pode responder a tudo, então basta escolher os mais importantes e responda à esses.

8. Poucas palavras. Depois de filtrar todos os e-mails que você escolheu responder, não perca todo trabalho duro que você fez escrevendo respostas dissertativas para tudo. Limite-se a cinco sentenças como um máximo e lembre-se de que os marcadores são seus amigos. Mantenha sua mensagem curta e poderosa – você vai se surpreender sobre o quanto mais claro e confiante você vai soar.

9. Faça tudo. Colocar em lotes os e-mails semelhantes e respondê-los de forma mais eficiente, todo seu processo de e-mail deve ser uma operação em lote. Quando você abre sua caixa de entrada, passe por tudo até que você termine e esteja limpo. Faça uma regra: não deixe nenhum e-mail para trás. Lide com todos eles!

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